내 보고서, 내 프리젠테이션이 실패하는 이유

누군가에게 보고하는 것

청중을 대상으로 프리젠테이션 하는 것

 

본질은 둘 다 '설득'이다.

내가 분석했거나 경험한 것을 토대로, 내가 원하는 쪽으로 의사결정권자가 결정하거나 움직이도록 '설득'하는 것이 보고나 프리젠테이션의 본질이다.

 

어떻게 보면 직장생활에 있어 평가를 받는 것에 많은 영향을 주는 것이 이런 보고나 프리젠테이션 행위이다.

그만큼 중요하고, 정황과 컨텐츠는 같더라도 어떻게 보고하느냐에 따라 그 설득에 실패하기도 하고, 성공해서 인정받기도 한다.

 

보고에 실패하는 가장 중요한 이유

설득하고자 하는, 주장하고자 하는 내용은 다 좋다는 가정하에,

누가 하면 성공하고 누가 하면 그 설득에 실패하는가? 중요한 출발의 차이는 이 생각의 차이에서 발생한다.

 

좋은 평가를 받으려 하느냐 vs 공감을 이끌어 내려 하느냐

직장 내에서 이뤄지는 대부분의 보고는 주로 '상사'에게, 그것도 꽤 높은 지위의 임원에게 하는 경우가 많다.

그리고 그 사람은 대부분 보고자의 평가자일 것이다.

그런 관계이기에 보고를 준비하는 사람은 '이번 보고를 통해 정말 좋은 평가를 받아야지, 그래야 내 고과도 잘 받을 것이고 성공할거야' 같은 생각이 의식/무의식중에 존재하기 마련이다.

 

그런데 자칫 그게 커서 마음자세를 지배해버리면, 즉 이 사람한테 잘보여야해, 무조건 이번 보고는 잘해서 좋은 평가를 받아야 해..라는 생각이 크게 되면 거기서부터 모든 보고 준비가 망가진다.

 

'좋은 평가를 받으려는' 사람이 흔히 취하는 자세와 결과는 이렇게 된다.

•  '내가 그동안 한 것들'을 보여주려 한다.
  즉, '제가 이 보고를 위해 이런 것들을 조사하고 이런 고생을 했어요' 를 보여주는데 집중한다. 나를 평가할 때 내 고생을 좀 알아달라는 것이다
• 보고서 내용에 세부 장표와 데이터들이 잔뜩 들어간다.
  내가 애쓴 걸 보여줘야 하니 뭐 하나 빼먹을게 없다. 표도 잔뜩, 데이터도 잔뜩, 그래프도 잔뜩, ppt는 점점 어지러워진다
• 보고의 핵심 목적에서 다소 동떨어진, 다른 주제들이 자꾸 들어간다.
  굳이 얘기할 필요가 없는 것들까지 넣어서, 불필요한 논의를 만들고 괜한 트집이 잡혀서 산으로 간다 

 

필자가 VC를 대상으로 피칭을 준비하는 스타트업을 멘토링할 때도,

내부 직원들이 수많은 보고를 하는 것을 볼 때도,

대부분 문제는 여기서 발생하고 있었다.

 

저 입장, 저 생각을 버려야 한다.

 

보고받는 상사의 '공감을 이끌어 내려는' 사람의 자세와 결과는 이렇게 된다.

• 가장 중요한 '문제를 인식하는 것'에 초점을 맞춘다.
  내가 이 보고를 지금 하는 이유, 지금 행동에 옮기지 않으면 안되는 가장 큰 문제를 보고 대상에게 주지시키려 한다
• 문제 인식에서 출발한, 상사의 의식 흐름에 맞추게 된다.
  명확히 그 문제와 그것의 중요성에 공감했다면, 그 이후는 자연스럽다. 상사가 그 다음 이어지는 질문이 뭘까에 따라 보고 장표를 구성한다
• '보고의 목적'에 명확히 직진한다.
  이것저것 어지러운 장표로 보고를 흩뜨리지 않고, 필요한 의사결정에 직접 관련된 것들만 가지고 명확히 보고하게 된다

 

마음가짐, 입장부터 바꿔야 한다.

 

내가 한 걸 '보여주려' 하지 말고, 그걸로 평가받는 것에 신경쓰지 말고,

내가 이 보고를 하려 하는 이유, 그 '문제를 공감시키는 것'에 집중하는 것, 그것부터 출발해야 한다.

 

이 자세만 바꿔도 많은 것이 달라진다.

 

 

그렇다면 어떻게 보고서 준비를 해야 하고, 어떤 내용을 어떤 순서로 프리젠테이션에 담아야 하는가?

 

그 주제로 그동안 많은 스타트업들을 멘토링하고 또 그 내용을 창업진흥원이나 기업을 대상으로 교육 강의를 해 왔고, 하나같이 무릎을 치며 그동안 구성했던 보고서 구성을 많이 바꾸게 되었다. 물론 좋은 결과로 이어졌다.

 

 

 

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